Zahlreiche Module haben untereinander Abhängigkeiten, einige lassen sich einzeln einsetzen.
In jedem Modul werden feineinstellbare Rechte auf Benutzerebene definiert. Sie steuern damit, wer auf welche Daten und Funktionen zugreifen darf und können diese Rollen jederzeit neu definieren. Auf der Empfangsseite werden wichtige Informationen aus allen Modulen für den jeweiligen Benutzer individuell angezeigt.
Mit * bezeichnete Optionen sind nicht in allen Paketen von Grund auf enthalten und können, falls darin vorgesehen, als kostenlose oder kostenpflichtige Zusatzoptionen aktiviert werden.
Auf der Anmeldeseite wird der Benutzer mit einem von über tausend saisonal variierenden Zufallsbild begrüsst.
Kontakte
Verwalten, ergänzen und pflegen Sie Ihre Kontakte zu jeder Zeit und von jedem Ort. Egal ob im Büro oder unterwegs, Sie haben schnellen Zugriff auf alle Kontakte und können solche auch unterwegs anlegen oder ändern.
Dank persönlichen Notizen über Ihre Kunden bleibt die Nähe auch zu einer stark wachsenden Kundenzahl bestehen. Bilder - zum Beispiel von Visitenkarten - lassen sich zu jedem Kontakt und auch vom Smartphone aus hinterlegen.
Verwalten Sie diverse - auch frei ergänzbare - Kommunikationsarten, eröffnen Sie Kunden und Lieferanten, oder direkt aus den Stammdaten eine Offerte oder einen Auftrag.
Notieren Sie relevante Aktivitäten - auch mit Erinnerungsfunktion - zu jedem Kontakt. Jede Offerte, jeder Auftrag, jede Rechnung und jede Zahlung wird in den Stammdaten als Aktivität automatisch ergänzt.
Sie möchten Ihre Stammdaten um Angaben erweitern, die in der Anwendung nicht vorgesehen sind? Für Sie hilfreiche, frei definierbare Zusatzfelder ermöglichen Ihnen eine flexible Datenergänzung.
Auftrag
Im Modul Auftrag lassen sich Offerten erstellen und bequem als Onlineofferten* an Ihre Kunden versenden, die darauf mit Rückfragen, Ablehnung oder Zustimmung reagieren, blitzschnell und jederzeit. Angebote können so automatisch in Aufträge und diese wiederum per Knopfdruck in Rechnungen umgewandelt werden.
Individuell gestaltbare Vorlagen zu allen Dokument-Arten verleihen Ihren Dokumenten die Identität Ihres Unternehmens.
Bei entsprechender Konfiguration bedrucken Sie ESR-Einzahlungsscheine mit Referenznummern. Die Zuordnung von Zahlungen benötigt so bedeutend weniger Zeit. Zeit, die Sie für andere Tätigkeiten zusätzlich zur Verfügung haben. Zahlungseingänge werden automatisch in die Buchhaltung übertragen und verbucht*.
swissERP ist für die kommenden Änderungen im Zuge der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs bestens vorbereitet.
Bereits auf Angebotsebene lassen sich Arbeitseinsätze definieren, die bei Auftragserteilung automatisch zu Einsätzen im Arbeitsplan und damit wiederum zur Grundlage für die auftragsbezogene Zeiterfassung (inklusive Schnellerfassungsoption) werden. Somit werden geplante Einsätze Grundlage für einen effizienten Verrechnungsprozess und ermöglichen so zügigere Zahlungseingänge und damit mehr unternehmerischen Freiraum.
Ein automatisierter Mahnlauf* spart Ihnen zusätzlich Zeit, ermöglicht Ihnen mit wenig Aufwand ebenso schnellere Zahlungseingänge zu erzielen und zeigt Ihnen frühzeitig problematische Ausstände an.
Arbeitsplan
Interne, regelmässige Einsätze, individuelle Einsätze oder auch solche aus Aufträgen: Teilen Sie Mitarbeitende den Einsätzen zu, die sie aufgrund Anwesenheit, bestehender Einteilung und Fähigkeiten leisten können.
Definition einer Fahrorganisation zu Einsätzen auch als Grundlage für automatisierte Spesenbuchungen für Weg(zeit)-Kosten*.
Mitarbeitende werden über neue Einsätze informiert und bestätigen diese online bzw. am Smartphone. Im Arbeitsplan sind bestätigte Einsätze farblich hervorgehoben. Je nach Einstellung können Mitarbeitende Einsätze unter Angabe einer Begründung auch ablehnen.
Automatische Erstellung von individuellen Dienstplänen und je nach Option auch automatisierter Versand an Mitarbeitende per E-Mail*.
Zeit/Spesen
Über eine Schnellerfassung lassen sich geplante Einsätze aus dem Arbeitsplan mit einem Klick direkt als Zeitbuchung übernehmen. Abweichungen zur Planung werden in einem Dialog erfasst, optional mit zwingender Begründung vornehmen.
Über die manuelle Zeiterfassung können alle weiteren, nicht extern verrechenbare Einsätze gebucht werden.
Spesen können verschiedenen Spesenarten - die wiederum frei definiert werden können - zugeordnet und Spesenbelege direkt abfotografiert* oder hinzugefügt werden.
In diesem Modul können Tabellen für automatische Pausenabzüge ebenso wie Feiertage eingestellt werden.
Personal
Sie verwalten hier übersichtlich umfangreiche Personalstammdaten. Erstellen Sie Mitarbeitenden- resp. Dienstausweise* oder exportieren Adresssätze für Serienbriefe*, etc.
Mühelos behalten Sie den Überblick über laufende oder abgeschlossene Ausbildungen, Absenzen sowie Ferienguthaben Ihrer Mitarbeitenden.
Im Fall der Fälle haben Sie zuvor eingetragene Notfallangaben schnell und mobil zur Hand. Ein spezielles Einsatzleiterrecht gewährt als solches berechtigten Zugriff auf die Notfallangaben aller Mitarbeitenden.
Detaillierte Lohnstammdaten erlauben eine weitgehende Automatisierung bei der Erstellung von Lohnabrechnungen. Dazu gehören neben den allgemeinen Lohnstammdaten auch Kinder- und Ausbildungszulagen, regelmässige Zulagen/Abzüge, von der Einsatzart abhängige Zulagen, Anstellungsorte und beliebig viele Auszahlungskonten und -regeln.
Wenn Sie mehr Personal benötigen, unterstützt Sie ein Rekrutierungsmodul* bei der Evaluation von Kandidatinnen und Kandidaten.
Sie erfassen Ein- und Austritte, erstellen auf Knopfdruck Arbeitsbestätigungen* oder Arbeitszeugnisse*.
Für die Arbeitsplanung relevante Fähigkeiten werden jedem Mitarbeitenden so detailliert wie nötig hinterlegt.
Aus dem Modul Schulung sehen Sie die Fortschritte jedes Mitarbeitenden auch direkt in dessen Personaldossier.
Lohn
Dank der tiefgreifenden Integration über Modulgrenzen hinweg ist das Erstellen von Lohnabrechnungen mit wenig Aufwand, ohne spezialisiertes Wissen und vor allem mit wenig Zeitaufwand möglich.
Die Lohnabrechnungen basieren auf Informationen aus den Lohnstammdaten, der Zeit- und Spesenerfassung, individuellen Zulagen, Lohneinstellungen und automatisierten Quellensteuerberechnungen.
Über DTA-Zahlungsfiles lassen sich Auszahlungen über Post oder Bank, effizient ausführen.
Das Modul bietet viele Auswertungsmöglichkeiten und Journale für die Buchhaltung an.
Das automatische Erstellen der Lohnausweise und Jahresenddokumente ist möglich.
Buchhaltung
Mit der doppelten Buchhaltung behalten Sie den Überblick über die Finanzen.
Vorlagen - auch für Mehrzeilenbuchungen - machen die Erfassung von wiederkehrenden Buchungen kinderleicht und garantieren hohe Kontinuität in der Art und Benennung von Buchungen.
Hinterlegen Sie Dokumente/Belege zu jeder Buchung um diese schnell wieder zur Hand zu haben. Wenn Ihr Gerät dies unterstützt (z.B. Smartphone) können Belege direkt aus der Buchungsmaske abfotografiert und hinterlegt werden.
Erstellen Sie weitgehend automatisierte Schweizer MWST-Abrechnungen*.
Hinterlegte Standard-Kontenpläne.
Die Buchhaltung ist mit dem Modul Auftrag und Lohn integriert*.
Absenzen
Behalten Sie mit dem Modul Absenzen sowohl den Überblick über Ferienguthaben als auch Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden.
Auswertungen und eine Übersicht im Personaldossier (Modul Personal) bilden einen Teil der Grundlagen für die Personalbeurteilung.
Ein PDF-Abwesenheitskalender lässt sich jederzeit abrufen.
Erstellen Sie frei definierbare Abwesenheitsgründe.
Schulung
Schulungserfolge von Mitarbeitenden lassen sich identifizieren und die Ergebnisse detailliert auswerten. Ideal, wo es einen Nachweis über die Sorgfaltspflicht darzulegen gilt, oder um eine Fortbildungspflicht zu erfüllen.
News
Senden Sie Informationen an verschiedene Empfängergruppen und verfolgen Sie in Echtzeit, wie weit sich die Neuigkeiten bereits verbreitet haben. Erkennen Sie einfach, wer die Informationen gesehen hat - und wer noch nicht.
Individuell gestaltbare Kategorien und Empfängergruppen erlauben zielgerichtete Adressierung.
Journal
Sie möchten Berichte über Vorkommnisse als Fall-Akte digital, zentral und für verschiedene Nutzer zugänglich verwalten? Dann ist das Modul Journal genau das Richtige für Sie.
Neben der Erfassung von Ereignissen können verschiedene, beispielsweise extern aufgebotene, Services mit dem Ereignis verknüpft werden.
Sie können ebenso Dokumente, wie auch Bilder oder Videos anfügen.
Nach der Freigabe (intern oder auch an Partnerorganisationen) lassen sich Ergänzungen erstellen oder Pendenzen verwalten.
Eine umfassende Suchfunktion findet im Archiv schnell die benötigten Informationen.
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